書類のデータ化

書類

 司法書士をしていると、書類がたまっていきます。毎日、毎日、紙の山が増えていく気がします。

 業務関係の書類にくわえ、所属司法書士会からの連絡事項などが、ファックスで送られてくることもあり、また「月報司法書士」などの雑誌や日司連、司法書士会からの郵送物等も意外とばかになりません。また、何か役職をしていると、そうした所属団体又は会からの書類がこれに加わります。

 最近は、各司法書士会でも、オンライン化が進んでおり、連絡等をネットワークを介して行うことも多くなってきましたが、それでもまだ紙書類が多いのが現状です。

 余談ですが、もう司法書士会や日司連からの書類は、全てネットワークを介して配信する形でいいような気がします。月報司法書士などは、雑誌形態でもまだ構いませんが、それ以外の書類、とくに、各連盟、会などの分厚い議事録などは、データで十分です。

 もう何十年も司法書士をしている方などは、そうした紙書類のための保管場所(いわゆる倉庫)を別に用意している場合もあるようですが、何十年間に及ぶその量は、段ボール箱どのくらいになるのでしょうか。一体どのように保管しているのか不思議です。

 司法書士は、司法書士法施行規則第29条及び第30条において、それぞれ領収書及び事件簿を保存することが定められています。また、各会則によって本人確認記録の保管義務も定めれています。領収書や事件簿又は本人確認記録程度であれば、量的にたかが知れていますが、実務上はほとんどの司法書士事務所において、過去事案の申請書や申立書といった各種書類の写しも同様に保管されているはずです。

 よって、開業から年数が経てば経つほど、そうした各種書類は、とんでもない量となっていきます。

 書類は、紙ではなく、データで保管することも可能です。おそらく、事務員が多数いるような大手事務所であれば、事件記録をPDF化し、データとして保存する取り組みを既にしていることでしょう。

 しかし、私のような個人事務所であれば、逐一書類をデータ化することは、手間がかかりすぎてほぼ無理です。多分、そんなことをやっていると、疲れ果ててしまいます。

 業務においては、メールにてやりとすることもあります。その際、例えば売買契約書などの資料が、仮にメール添付データとして送られてきたとしても、一旦、それを印刷することがほとんどです。手続遂行に際し、資料を確認する際に、PC内のデータよりも、紙媒体として確認する方が楽だからです。

 というよりも、これまで、幼少期の学校教育から、あまりにも紙媒体に慣れ過ぎているため、それをデータとしてモニター上で確認することに、違和感を感じてしまうのです。なかなか、こうした体に染みついた癖というか感覚を変えるのは簡単ではありません。頭では、データで確認し、紙の印刷は最小限にすべきと分かっていても、それを実践できていないのが現状です。

 さらに、どんな資料であっても、一度データから紙に印刷してしまうと、業務が完了した後も、それを捨てることはなく、結局、そのまま保管することとなります。本当は、データとしてPC内にあるわけですから、紙自体は捨てても、後で困ることもないのですが、「また使用するときに紙で保管しておいた方がよい」などの考えが頭をよぎり、捨てることができない自分がいます。

 でも、こんなことをしているから、どんどん書類がたまっていき、その都度保管のための書棚をニトリなどで購入することになり、そして、また書類がたまって保管容量を超えると、また書棚等を購入する繰り返しが発生します。

 しかしこれでは根本的な解決にはなりませんので、いつも、どうしたものかと迷っています。業務毎の資料は、PDF化する手間を考えると、紙で保管するしかなさそうです。それ以外の書類は、極力、紙ではなくデータとして保管したいところですが、やはり簡単ではありません。

 とりあえず、紙資料についても、適当に保管してしまうこともあり、重複する内容のものや、保管する必要がないものも一まとめにしてしまうことも少なくありません。まずは、こうした、不要書類を削減するために、一度時間を取って整理したいところです。

 今差し迫って困っているわけではないので、やるとしても年末の掃除の際になりそうですが、本格的に過去資料を整理するとなると、一日仕事じゃ済まない気がして、少しゾっとしています。

 

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