開業時に必要なもの&事務所場所の選定

コピー機

司法書士開業時に何を用意すべきか

 司法書士の開業に際しては、他業種に比べ、比較的コストがかかりません。極論をいえば、現実的ではありませんが、紙とペンがあれば業務はできてしまいます。私の場合は、開業時に、以下のものを揃えました。携帯は、今日では、開業以前に所有していることが通常でしょうから記載していません。

開業時に用意したもの

金額は明確に覚えていないので概算です

必須

  • 机/ニトリ(1万円)
  • 椅子/ニトリ(1万円)
  • PC&モニター/ドスパラ(9万円)
  • シュレッダー/オーム(1万円)
  • ウィルスソフト(1万円)
  • PDF(アクロバット)/アドビ(4万円)※当時はサブスクではなくソフトで販売
  • A4、A3ファックス付インクジェット複合機/ブラザー(5万円)
  • A4、A3レーザープリンタ/リコー(3万円)※型落ちのため、安く買いました。
  • インク及びトナー(1万円)
  • 電話FAX回線/ISDN設定/携帯に転送(2万円)
  • 用紙/ペン/備品など(2万円)
  • 司法書士関連製品(5万円)※印鑑、権利証封筒など
  • 会計ソフト/やよい青色申告(1万円)

任意

  • 書籍代(20万円)
  • 軽自動車/新古車ナビ付(80万円)
  • 申請ソフト/司法君(25万円)
  • ドットプリンタ/NEC(10万円)
  • ホームページビルダー/ジャストシステム(1万円)

 

自動車

 軽自動車は、自家用車は別にありましたが、業務用に購入しました。地方の場合は、そもそも車社会ですので、車は開業するしない以前の問題として生活上必要となります。自家用車を業務で使用したなかった理由ですが、4ドアセダンであったため、頻繁に乗り降りしストップ&ゴーを繰り返す市街地での日常の足としては使い勝手がよくないことなどが理由です。高速等で遠出をする際には、軽だときついので、自家用車を用いています。なお、80万円といっても、実際には3年償却ですので、負担は軽減されます。今も現役で走行距離は7年約9万キロ弱といったところです。

書籍

 書籍代は、確か、新日本法規加除式で12,3万円だったと思います。残りは、民事法研究会、ぎょうせい、テイハンなど諸々です。このうち新日本法規加除式は、現在は追録を止めています。

申請ソフト

 申請ソフトの司法君ですが、今も使用しています。サムポローニアなども有名ですが、開業前に個人的に頼んで研修をさせていただいた事務所で使用した際に、使いやすかったため、これを選びました。

 申請ソフトは、開業時の仕事があるかないか不安な状況においては、安くない買物ですので、購入を躊躇されるかもしれません。しかし、私は、これは必須ともいっていいくらいの買物だと考えています。特に、開業時から補助者を入れて業務をする方は稀だと思いますので、その場合、全ての事務を一人でする必要があります。そうすると、何事も効率的に行う必要性が求められますが、こうしたソフトはそのために一役買ってれます。どのソフトもその元は法務省の申請用総合ソフトですが、お役所が作成したソフトのため、使いにくい部分があるところ、こうしたソフトを使用することで利便性が向上します。

 一番のメリットは、どのソフトであっても、登記情報サービスと連携し、不動産の表示を間違いなく、申請書にコピペできるという点です。これは、実際に業務をされると分かりますが、不動産の表示を間違わないで記載できることで、業務スピードは格段にあがります。甲区や乙区の登記名義人もそのまま引っ張ってくることができます。法務局のデータからコピペされるので当然ですが、私はこれまで不動産の記載ミスで補正を受けたことはありません。また、申請人の住所なども、どの地域であっても、正しい住所表記を引いてくることが可能です。これも大きいメリットです。

 長くなりますが、結局のところ、申請書に記載する作業というのは、所詮作業に過ぎません。司法書士は作業のプロになる必要はなく、作業以外の部分にこそ司法書士としての責務の大半があります。よって、作業効率を大幅に高めることができるものがあるのであれば、使用しない手はありません。また、最近では、先日の投稿でもお伝えしたとおり、法務局よりオンライン申請(特例方式)をするように執拗に求められています。オンライン申請を行わない事務所については、直接法務局が訪れ、依頼しているようです。こうしたことからも、ソフトは導入された方がよいと思います。なお、どのソフトも5年目に大きな支払いが生じます(司法君は5年目に永続ライセンス購入が生じます。サムポロもおそらく同様です)

OA機器

 悩まれるのは、複合機でしょう。リースで月額支払うのがよいのか、それとも私のように一括で購入するのか、どちらが得かは、私はリースしたことがないので分かりません。ただ、私にとっては経費や生活費を計算する際に、一括で支払う方が分かりやすかったことから、後者を選びました。

 もちろん、複合機といっても、いわゆるオフィスにあるよう100万円程度するものではなく、一般的な家電量販店で購入できるインクジェットタイプのものです。Ksデンキでブラザーのインクジェット複合機を購入しました。さらにレーザープリンタを用意したのは、インクジェットはやはり「にじみ」が出る場合があるのと、スピード面でもレーザーに劣るためです。ちなみに、このブラザー複合機&リコーレーザープリンタは未だに現役です。ブラザーのサポートも悪くありませんのでお勧めです。たまにOA営業の電話もありますが、現状変更する必要性は感じていません。コスト的には、インクジェットが4か月毎にインク5千円位、レーザーのトナーが7,8か月毎に8千円くらいでしょうか。

 A3サイズの印刷に対応していることの必要性ですが、個人差にはよるでしょうが、今思うとこれは正解でした。当たり前ですが、A3の登記原因証明情報や遺産分割協議書等が印刷可能となります。司法書士の印刷物というのは、数葉にわたる場合、基本、割印を求められるものが多いため、A4で印刷した場合、ホッチキスで合綴し、そこに割印を押印してもらう必要がありますが、こうした作業の頻度が下がります。また、司法書士の登記業務は、その性質上、多くのチェック項目が発生しますし、書類が増えれば増えるほど、都度コピーやPDF化の作業も発生しますので、こうした細かい部分であっても、作業を減少させることは、大きなメリットとなっています。

 以下は、私が購入したものです(ブラザー複合機は、私が購入したものの後継機となります)。リコーは一緒の型です。画像クリックすると、Amazonに飛びますので、嫌な方はクリックしないようにして下さい。

 ドットプリンタですが、これは、水平で紙を取り込み、水平のまま印刷し、戻す印刷機です。一般には伝票等を印刷する際に用いますが、多くの司法書士事務所では、金融機関の(根)抵当権設定契約証書に不動産の表示を印刷する際や顧客に権利証を渡す際の表紙を印刷するときに使用しています。水平取り込みのため、プリンタ内部でひっかかったり、紙がやぶれたりする心配がありません。ただ、これを用いず、一般の複合機等で問題なく印刷している事務所もありますので、権利証表紙及び(根)抵当権設定契約証書を印刷する際などに、他のプリンタで代用されるのであれば、購入する必要はありません。ちなみに、(根)抵当権設定契約証書は手書きでも問題ありません。ただし、手書きだと間違うリスクは上がります。

 必須の中にも、人よっては、既に所有していたり、また使用しないものもあるかもしれません。紙とペンのみはともかく、7年前から技術の進歩も大きいため、ノートPCと携帯があれば、業務を全てこなすことも実は不可能ではありません。

 昨年、私の所属する司法書士会のWEB研修において、まさにノートPCだけで業務をしている方が、その方法につき紹介をされておりました。ファックス位であれば、PCで受信し、PCで返信することくらいは誰でも簡単ですが、その方の徹底ぶりは目を見張るものがありました。売買決済においても事務所に戻らず、登記原因証明情報をコンビニでPDF変換し、USBでPCに取り込み、オンライン送信し、コピーもコンビニで行い、そのまま添付書類を持って法務局に直行です。

 余談ですが、私も、以前、どうしても事務所に戻る時間がなかった際に、セブンイレブンでPDF化し、それを携帯に保管し、さらにそれをメール添付し事務所PCへ送り、PCを携帯で遠隔操作し、申請したことがあります。私は申請ソフトである司法君を事務所デスクトップPCに入れていますので、前述の方のような方法はとれませんでした。

 ところで、登記原因証明情報として使用できるPDF規格は法務局規定のものがあり、それは基本アドビの最新規格が推奨されていますが、セブン等のPDFは古いPDF規格で保存されるため、果たして問題ないか不安でした。結局何のエラー等も出ず、無事に完了することができましたが、おそらく、今後、そのような場面に出くわすこともあるかもしれませので、セブンのPDFでも登記原因証明情報として使用でき、特段エラーにはならないことを覚えておいて損はないかと思います。

 いずれにしても、そうした進歩的な方法をとられる場合は、私が必須項目の中であげたもの全ては必要ないかもしれません。

ホームページ

 最後に、ホームページビルダーですが、以前の事務所HPを作成する際に購入したものです。司法書士のHPは多くの事務所においてホームページビルダーが使用されています。私も当初、ホームページビルダーで作成しましたが、先日、ワードプレスに移行しました。ワードプレスであれば、作成する上で費用はかかりません(ドメイン・サーバー代は別)

 以下は、私の事務所HPリンクですが、リンク先HPは全て自分で作成したものです。慣れれば、業者を使用せずとも、ご自身で作成できると思います。10日程度で作成したものですが、内容に拘らなければそこまでかからないでしょう。

事務所外観

その他 

 上記の中に、金庫がないことに気づいた方もいるかもしれません。司法書士の場合、権利証等の重要書類を預かることも多いため、金庫がある事務所がほとんどです。私の場合、今は金庫を設置していますが、当初は予算的な都合から、優先順位を下げ、後日購入しました。

 開業時には、そこまで重要書類等を預かることはないと思いますので、金庫は後日で十分かもしれません。私の場合は、当時、万が一そのような書類等を預かる場合は、自宅に持参し、常に目の届く場所に保管していました。

 なお、当初から成年後見業務を行う方であれば、金庫は開業時より必須かもしれません。通帳などを預かり、それを受任中はずっと保管する必要があるからです。金庫の金額は、ピンキリですが、10万円~といったところでしょうか。

 また、機械警備(いわゆるセコムやアルソックなど)も、事務所を借りる場合は、特に必須となります。また防犯カメラ等も必要となるかもしれません。私の場合も、防犯上の都合から詳しくは申し上げませんが、当然に機械警備を導入しています。月1万円くらいはかかるかもしれません。

司法書士開業場所の選定

 開業場所は、皆さん頭を悩ます部分だと思います。開業時、仕事があるかどうか不安な際に、継続的な賃貸借契約を締結することを躊躇するのは当然です。

 私は、開業時、事務所探しのため、いくつかの不動産会社を回りました。当時は、まだいい物件があれば借りようかな程度の考えでした。残念ながら、良い場所がなく、月額3万円くらいのブース型のビジネスパークのようなものも検討しましたが、中途半端な場所であれば、自宅でも同じと考え、まずは自宅の6畳間で開業しました。

 司法書士の業務は、前項の必要なものがあれば行えますので、別に自宅でも不便はありません。宅地建物取引業と異なり、家族用と仕事用の出入り口が別々でなければならないという縛りもありませんので、自宅でも開業可能です。実際に、自宅であっても特段の不便を感じることはありませんでした。営業した相手先も、こちらが開業間もないことを知っていますので、自宅でやっていると伝えても、それによりマイナスイメージを持たれることはなかったと思います。ただ、開業後、一度依頼者が事務所というか自宅に来たことがあるのですが、やはりそんなときには、きちんとした事務所がある方がいいとは感じておりました。

 私が考える中途半端ではない良い場所とは、以下のとおりです。

私が希望した事務所場所

  1. 視認性が高い路面であること
  2. 駐車場があること
  3. 法務局に近いこと
  4. 自宅から近いこと
  5. 賃料が〇万円以下なこと、

 1は説明するまでもないと思います。2は地方は車社会なので当然です。3は後述します。4も3と同様の理由からです。

 大都市であれば、そもそも路面事務所などは、最初から無理なことでしょう。仕事もまだままならない状況で月額数十万などの賃料を支払うことは経営破綻となりかねません。しかし、地方都市であれば、私の地域に限らず、路面事務所であっても、比較的リーズナブルな賃料で借りることができることができます。なお、以下においても、私の実体験を記してありますが、参考になるのは、全て地方都市限定ということでご承知おきください。

 また、日司連などでも推進していますが、いわゆる司法書士不在地域をなくすための取り組み等から、過疎地あるいはそれに類する場所などであえて開業される方もいると思われます。そうした場合にも、私の経験は当てはまりません。そうした場所の場合、近くに法務局がないことが前提でしょうから、以下の私の経験が参考になるのは、地方であって、かつ、その地方の中心に近い場所で開業される方のみとなります。

 開業して間もなく、今の事務所場所が常にブラインドが閉まっているのがふと目にとまりました。よく通る道であることもあって、2年くらい使用していないことは知っていました。今の事務所場所は、東京に本社がある会社の支店建物の一角にあり、登記情報を取得してみたところ、その会社が所有していることが分かりましたので、ダメもとで、その会社に直接連絡し、貸してくれないかと頼んでみることにしました。不動産会社は通していません。その後、会社ですから社内稟議等もあり、また色々と紆余曲折があり半年以上かかりましたが、最終的には賃貸してくれることとなりました。

 私は、以前不動産関係の仕事をしていたこともあり、このように直接問合せをすることは、特段躊躇なくできましたが、これから開業される方の中には、当たり前のように不動産会社を通すことを前提にして考えている方もいるかもしれません。もちろん、それはそれでよいと思いますが、同時に自分でもよい場所があれば直接問合せをしてみてもよいかと思います。不動産業務をしていた経験上お話すると、物件というのは、売買であれ、賃貸であれ、良いものほど公に出てこず、直接問い合せをして、初めて物件化することも少なくありません。もともと貸すつもりがない大家さんでも、交渉してみると、意外と話を聞いてくれることはよくあります。

法務局に近いことのメリット

 私の希望した事務所要件のうち、3の法務局に近いことについて説明します。法務局に近いことで、得られるメリットは、前述の申請ソフトと同じで、作業の効率化が図れることに他なりません。

 受験時に勉強されたと思いますが、不動産登記の申請においては、完全オンラインで申請することは、実質的にはできません。令和3年2月より商業登記の電子認証制度が開始され、また従前よりも、電子署名があれば理論的には可能ですが、結局、利便性を考慮すると、完全オンライン申請は未だ現実的ではありません。したがって、司法書士は、法務局に添付書類を持参又は送付することが必要となります。送付するのであれば、書留扱いで送ることとなります。普通郵便で送ることも可能ですが、紛失等を考えると少し怖い部分があります。当然郵送費もかかりますが、それ以上に、郵便局に行く手間と、法務局に行く手間は、「行く」という手間は同じですので、郵送で送るメリットはありません。よって、地方都市においては、私を含めほとんどの司法書士は添付書類を持参しています(遠方の法務局にはもちろん郵送です)

 法務局まで添付書類を持参し、また、登記が完了した際には書類等を引き取りに行く。これは、まさに作業なので、時間をかけたくない業務です。多くの司法書士事務所では、引き取り専門の補助者(事務員)がいて、こうした業務を行うことが通常です。

 開業した際には、補助者はいないことから、こうした業務も自分で行う必要があります。書類を引き取りに行き、謄本を取得する、こうした繰り返しが日々発生します。また、これで終わりではなく、売買決済であれば、売主、買主双方に連絡し、買主には権利証を、売主にも登記完了証を届け、さらに抵当権等の申請があれば、金融機関にも書類を届けることとなります。もちろん仲介業者にも登記が終わった旨の連絡を入れます。全て一人で行わなければならないわけですから、法務局に片道30分かかるようでは、それだけで1時間を消費してしまいます。

 また、特に開業時には、単純な申請であっても、迷うことが多々あるかと思います。こうした際に、法務局に近いのであれば、直接赴き、不明点について質問や照会をすることも容易です(もちろん、その前提として、自身で先例や質疑応答等で確認しておくことは必要です。なんでも聞けばよいというわけではありません)。

 さらに、たまにあることですが、ある登記申請をして、事務所に戻ってみると、前に申請した登記が完了している場合があります。遠くの法務局であれば、一度行った法務局に再度行く気には、なかなかなれないかと思いますが、近くであれば苦になりません。登記申請数が増えると、ある登記申請における添付書類を、前に申請した登記の完了日に合わせて(完了日は各法務局HPにも記載がありますし、大体予想がつきます)持参し、引き取りと持参を同時に済まそうとすることもあるでしょう。私もなくはありませんが、このように何かを待ち、それに合わせて何かを行うことは、作業効率を著しく下げます。したがって、ほとんどの場合は、すぐ持参し、すぐ引き取りを行いますが、これは法務局が近いからできることに他なりません。

オンライン申請(特例方式)のメリット

 オンライン(特例)で申請すると、完了した登記が、オンラインで通知されます。法務局の完了日は、法務局HP上に予定日が掲載され、目安にはなりますが、大抵はその予定日より早く完了することが通常です。

 書面申請の場合は、完了予定日に合わせて、書類の引き取りを行うことになりますが、あくまでもその完了日は目安に過ぎませんので、時間のロスが発生する可能性が高くなります。

 先ほど、売買決済の際に、申請して終わりではなく、その後の連絡や書類届け等の業務が発生するとお話しました。これは、売買決済に限った話でなく、全ての業務において、その業務進行中であっても、変わりません。業務中の依頼者への連絡、書類の引き取り、見積書の提示、その他諸々の細かい業務を自分自身一人でで行うわけですが、営業活動と一緒で相手方がある話ですから、自分の都合のよい時間ばかりとはなりません。私は、基本、顧客たる依頼者の希望にそった日時、仮にそれが土日であっても夜であっても、それに合わせることがほとんどですが、それを可能にするためには、できるだけ、全てを効率的にこなすことをモットーとしています。各業務が滞らず進行することにより、各依頼者の希望日時等にも対応でき、それがまた次の依頼者への対応にも繋がるのです。

 前述のとおり、先の売買決済であれば、申請が完了したら、次の日に引き取るなどはせず、その数時間後には法務局に引き取りに行き(本当は、登記完了後すぐに引き取りたいのですが、法務局内部の手続上、完了後すぐに行っても法務局側の準備ができていません)、買主売主双方にすぐ連絡し、書類を届けることとしています。依頼者が仕事中で夜間しかいない等の場合や連絡がすぐにつかないこともあり、そうした場合は仕方がありませんが、とにかく、業務を溜めずに、完了することを心掛けています。こうすることが、結果的には、各依頼者に対しての、レスポンスのよい迅速な対応に繋がっていきます。

 法務局に近いというのは、私のように、開業時に登記業務を中心に行うのであれば、単純に近いということに留まらず、大きな武器になります。ご自身にとっても、負担の少ない仕事環境を構築することで、余裕のある業務につながるため、開業される際は、そうしたことも考えて物件を探されるとよいと思われます。

にほんブログ村 資格ブログ 司法書士試験へ
にほんブログ村

 

 

にほんブログ村 士業ブログ 司法書士へ
にほんブログ村

 

 

開業時に必要なもの&事務所場所の選定” に対して1件のコメントがあります。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です