司法書士開業時に知っておくべきちょっとしたこと

TIPS

 色々な方のブログを見ると、まさにこれから司法書士事務所を開業する方もいるようですね。

 これまで、開業時の営業についてであったり、必要なものなどを投稿しましたが、開業に際し、重要ではないけれど、知っておくと良いちょっとしたことを紹介します。

 参考ブログ

「開業時に必要なもの」

「開業時のお勧め登記書籍」

「開業時に仕事を受任できるか」

営業電話が多くかかってくるということ

電話画像

 開業すると、結構頻繁に営業電話がかかってきます。各司法書士会の会員登録ページやタウンページなどに事務所電話番号が記載されるからです(タウンページの掲載は希望制です)。

 開業から数年経てば、大体着信番号を見て、業務の電話か営業電話か分かるようになる場合もありますが、開業したばかりの時点では、着信番号だけでは判断がつかないため、対応せざるを得ないと思います。

 怪しい番号からかかってきた場合には、一度保留し、ネットでその番号を検索すれば、営業電話かどうか分かる場合もあります。最近は、携帯からかけてくる営業電話も多く見られます。

 大抵、営業内容は、いつも一緒で、しかも、同じ会社から電話がかかってきたりします。不思議なことに、以前、断っている会社から、また違う人がかけてきたりすることもあります。営業したことをすっかり忘れているんでしょう。

 具体的内容は、おそらく、想像がつくこととも思いますが、OA機器、ネット回線、広告関連などが多いです。面白い?ところでは、東北や九州の酒造メーカーから、日本酒や焼酎の営業電話があったこともあります。私は別に飲兵衛ではないので断りましたが、こうした業界も色々大変なんだなと考えさせられます。

 私自身、司法書士になるまでは、一般企業に勤務していたため、こうした営業活動が大変なことは知っています(直接的な商品売りこみの電話営業はありませんが、飛び込みでアポ取りのための電話をしたことは何度もあります)。また、こうした営業活動も経済活動の一環でもありますし、全てが全て興味のない話でもないため、仕方のないことだとも感じています。そのため、実をいうと、少し営業してくる側の気持ちを汲んで、ちょっと話を聞いてしまうこともあるのですが、そのような対応をすると相手方に変に期待を持たせてしまうことにもなりかねません。

 したがって、もし、このような営業電話がかかってきた場合に、興味のない内容であれば、その旨を明確に伝えた方がよいでしょう。それでも、その後も電話はかかってきますが、営業の数自体は少しずつ減ってはくると思われます。

 結局、営業電話を0にすることはできませんが、ナンバーディスプレイやボイスワープなどによる携帯転送による番号表示などで、事前に番号を確認などすることで、幾分その負担を軽減できるかもしれません。

 

  

FAX番号を公にすることの是非を検討した方がよいこと

FAX

 登録すると、各司法書士会の登録会員ページに、各人の情報が掲載されることとなります。氏名、事務所所在地、電話番号は必ず記載されますが、ファックス番号については、各司法書士会によって差があるようです。ファックス番号を掲載している会もあれば、そうではない会もあります。

 ファックス番号を公開することは、個人的には百害あって一利なしな気がします。番号を掲載すると、前項の営業電話と同様に、ファックス営業が頻繁に送信されてきます。ファックス営業を専門に業としている会社はたくさんあり、そこを通して色々な会社の営業案内が送信されてくるのです。

 私の事務所は、ブラザーのインクジェット複合機を使用しています。レーザーの一般的なリース複合機を使用している方であれば、ファックスなども気にすることはないかもしれませんが、私のようにインクジェット型を使用している場合、この営業ファックスで消費されるインクはばかになりません。概して、そのような営業ファックスは、情報てんこ盛りのため、黒インクが相当量消費されてしまうのです。

 私の所属会においては、司法書士会の登録ページでは電話番号までですが、それとは別に支部のHPがあり、そこにはファックス番号が記載されています。当初私も記載していました。しかし、あまりにも営業ファックスが頻繁にあるので、昨年位にファックス番号の記載を止めました。

 同じように、ファックス番号を掲載している司法書士会であっても、おそらく、希望すれば、番号を掲載しないこともできると思われます。

 ファックス番号を公開しないことの弊害はありません。また、公に電話番号ならまだしもファックス番号を公開する意義もないと感じます。そもそも、ファックスを送信してくる相手方というのは、前提として何かしらの付き合いがある相手しかいません。いきなり見ず知らずの方がファックスで連絡を取ろうとすることは考えにくく、業務において初見の方からファックスを受信する必要がある場合には、事前にその相手に番号を教えればよいだけです。

 

 こうしたことから、開業する際には、営業ファックスを気にしないのであれば、番号を公にしても構いませんが、そうでないのであれば、ファックス番号公開の是非を検討することをお勧めします。なお、いわゆるインターネットFAXなどで、紙として印刷しないのであれば、公開することの弊害はありませんが、それでも私的には、業務においてFAX番号を公開することの意味はあまり見出せません。

 もちろん、メールアドレスなども同様です。メールアドレスなどは、公開してしまうと、迷惑メールなどが送信されるようになり、それ以降まともに仕事メールとして使用できなくなると思います。

 

郵便受けの大きさ・設置場所にはこだわった方が良いこと

 事務所を構える際に、必ず用意するものとして、郵便受けがあります。

 私は、開業時に、費用節約の観点から、2,3千円位の一番安い郵便受けを購入しました。こんな感じのよくあるステンレスの小型ポストです。

 今の事務所場所に移転後から、つい一昨年位まで使用していたのですが、これが失敗でした。設置後すぐに、大きさが小さすぎたとことが判明しました。しかし、壁にしっかりと両面テープで固定してしまったこともあり、すぐに取り替えることは躊躇せざるを得ませんでした。

 司法書士事務所を開業すると、大きめの定型封筒やレターパックが多く配達されます。所属司法書士会からの書類などは、レターパックが多いかもしれません。

 この小型ステンレスポストには、レターパックは収まりませんので、ポスト投函口からはみ出た形で配達されます。別にはみ出ていても、不便はありませんが、情報保護の観点からは、少し問題があります。

 また、このポストを貼り付けた壁には、庇の様な雨避けはありませんでした。ポスト内には、水が浸入することはない構造となっていましたが、前述のように郵便物が収まりきらないと、当然、配達書類は雨に濡れてしまいます。

 郵便配達員の方も、その辺りは気を使って、レターパックであっても、折るなどしてポスト内に収めるように配達してくれていましたが、それはそれで違う問題が発生することとなりました。

 郵便配達員の方が無理にポストに入れることを繰り返したため、ポストに負荷がかかり、最終的には、天板と側面のネジがはずれてしまったのです。それが一昨年のことです。郵便配達員も、気を使って、中に収めようとしてくれていた面もあり、さすがに文句を言うわけにもいかず、2代目ポストを購入することとしました。2代目は、レターパックが入る大きさで、場所も、雨が降っても大丈夫な場所に設置しています。

 よく考えれば想像がつきそうなことですが、開業時は、そこまで配慮が至りませんでした。深く考えずに購入すると、私のように失敗しますので、ご注意下さい。

 ちなみに、大きなポストは、意外と探すのに苦労されるかもしれません。私の場合は、近くのホームセンターで偶然そこそこの大きさのポストがあったため、それを購入しましたが、量販店においては、ポスト自体がそんなに売れるものでもないため、あまり品揃えはよくないかもしれません。おそらく、アマゾンあたりで購入した方が早いでしょう。

 

 

書類(一時)保管場所を考えておくこと

 開業すると書類がたまっていきます。紙の書類です。登記、申立書作成、成年後見などいずれの業務においても、業務完了後、控えとしての書類を保管されることとなります。こうした書類は、年数を重ねるにつれ、莫大な量となっていきます。

 したがって、事前にこうした書類保管用の場所を決めておく方が、後日の事務所運営がスムースになります。保管方法は、事務所によっては、段ボール箱に保管している場合もあれば、書棚に保管している場合もあります。

 段ボール箱に保管するのであれば、段ボールを購入していけばよいだけですが(その段ボールの置き場所は検討する必要がありますが)、書棚に保管していくのであれば、将来的なことも考えて購入することをお勧めします。

 私は、よくある鉄のロッカータイプのものを購入し、そこに保管していましたが、すぐに一杯となってしまい、結局、元々書籍用の書棚として揃えていた以下画像のような書棚を増やし、そこに保管しています。ニトリやホームセンターで売っている一般的な書棚です。

 開業時、最初は、上記のような書棚2、3台程度で保管場所としてはよいと考えるかもしれませんが、2,3台ではすぐに容量不足となるため、このような書棚を用いるのであれば、最低でも保管用として多めに購入しておいた方がよいと思います。それでも、将来的に、容量不足になるはずです。

 また、保管書類とは別に、書籍も増えていきますので、その辺りも考慮して、購入すべき書棚の種類や台数は検討されるとよいとでしょう。

 なお、書籍は、書棚に保管するしかありませんが、保管書類については、PDF化してデータとして保管することも検討できます。保管書類のデータ化は、逐一PDF化する手間がかかるため、簡単ではありませんが、完全データ化ができれば、事務所内は相当スッキリするはずです。

 ところで、完了した書類ではなく、業務遂行中書類の一時保管場所も検討しておいた方がよいかと思います。複数業務に並行して従事している場合は、それら書類を明確に分けて保管しておくことが必要となるからです。

 事務所のスペースが広いのであれば、平面上の場所を一時保管場所にすることも検討できますが、そうではない場合、上記の書棚などで、業務遂行中事案の書類専用の置き場所を設けておくこととなるでしょう。10件程度の進行中事案を区別して保管できる棚は用意しておくべきかもしれません。

 どんな業務であれ、依頼から数日で完了することはなく、多くの事案において、最低でも1か月程度は、継続中の事案として扱うこととなります。進行中の業務においては、全ての業務の進捗状況を把握しておくことが必要ですが、保管場所からすぐ取り出せるような状態でないと、業務が非効率となってしまうことも考えられます。開業時には、むしろ、仕事があるのかにつき心配されることと思いますので、仕事を受任したあとのことまで考えるのは難しいかもしれませんが、このあたりのことも考えて、書類の一時保管場所についての検討はされておいた方がよいと思います。

メールアドレスは複数用意しておく方がよいこと

メール

 開業すると、頻繁にメールを使用することとなります。

 純粋な業務のメール、所属司法書士会などからのメール、またちょっとした連絡メールなどもやりとりされるでしょうが、こうした事案や重要度毎に使用するアドレスを分けておく方がよいかもしれません。

 当初、私は、一つのアドレスだけを使用しており、所属司法書士会からの連絡メールもそのアドレスを用いていました。実は、こうした会からの連絡メールというのは、地域差や所属会にもよるでしょうが、かなり多く、毎日多くのメールが受信箱にたまっていきます。

 最近では、クラウド型の掲示板などにより、こうした連絡メールの頻度は減っていますが、8年前の開業時は毎日頻繁にメールが送信されてきました。地域よっては、まだメールで多くの連絡をしている会もあるかもしれません。

 こうした連絡メールと純粋な業務のメールを一緒にしてしまうと非常に使い勝手が悪くなるため、アドレスを別にしておくなどの対策を取っておく方が、よいと思われます(受信箱を別にするなどの方法も検討できます)。また、それ以外のちょっとした重要ではないメールを送信する場合もあり、可能であれば3つほどアドレスは用意し、それぞれ区別しておくと効率的です。

 メールアドレスを多く持つことは、それはそれで、その管理が面倒になる側面もありますが、業務先にしか送信していないアドレスであっても、長年使用していると、どこから漏れたのか、迷惑メールが入ることがあります。そのため、少なくともちょっとしたメール、つまり、純粋な司法書士業務以外用で使用するアドレスは作成しておくべきかもしれません。

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